Update Regulasi Ketenagakerjaan yang Berdampak pada Imbalan Kerja

Update regulasi ketenagakerjaan yang paling terasa pada imbalan kerja datang dari dua arah: aturan pesangon dan hak pekerja terus menyesuaikan kebijakan ketenagakerjaan, sementara standar akuntansi Indonesia menggunakan PSAK 219 untuk pelaporan imbalan kerja mulai 1 Januari 2025. Perusahaan perlu menghitung ulang kewajiban, memperbarui kebijakan internal, dan memastikan angka dalam laporan keuangan sesuai dengan hak pekerja berdasarkan masa kerja, jenis hubungan kerja, serta alasan berakhirnya hubungan kerja.

Perubahan ini bukan urusan tim akuntansi saja. HR, legal, payroll, aktuaria, dan manajemen perlu membaca aturan yang sama karena satu keputusan tentang kontrak, PHK, pensiun, atau program kesehatan dapat mengubah jumlah kewajiban perusahaan. Kesalahan kecil dalam masa kerja atau alasan pemutusan hubungan kerja bisa menghasilkan selisih cadangan yang besar.

Apa saja aturan yang memengaruhi imbalan kerja?

Imbalan kerja mencakup seluruh manfaat yang diterima pekerja sebagai imbalan atas jasanya. Komponennya dapat berupa gaji, tunjangan, bonus, cuti berbayar, jaminan sosial, pesangon, manfaat pensiun, dan fasilitas kesehatan setelah pekerja pensiun.

Di Indonesia, dasar hukumnya tersebar dalam beberapa aturan. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan masih menjadi rujukan, tetapi sejumlah ketentuannya telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang. Untuk pemutusan hubungan kerja, perusahaan juga perlu merujuk pada PP Nomor 35 Tahun 2021.

PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur beberapa hal yang langsung memengaruhi perhitungan imbalan kerja, antara lain:

• alasan yang dapat digunakan untuk mengakhiri hubungan kerja;
• hak pekerja atas uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak;
• ketentuan bagi pekerja dengan perjanjian kerja waktu tertentu atau PKWT;
• uang kompensasi bagi pekerja PKWT;
• prosedur pemberitahuan dan penyelesaian perselisihan PHK.

Besarnya hak saat PHK tidak hanya bergantung pada lama masa kerja. Perusahaan juga harus memeriksa alasan PHK dan ketentuan pengali yang berlaku. PHK karena efisiensi, perusahaan tutup, pekerja melakukan pelanggaran, atau pekerja memasuki usia pensiun dapat menghasilkan perhitungan berbeda.

Contohnya, pekerja dengan masa kerja enam tahun belum tentu menerima jumlah yang sama dengan pekerja lain yang juga sudah bekerja enam tahun. Jika alasan PHK berbeda, komponen dan pengali haknya dapat ikut berubah. Karena itu, sistem payroll yang hanya menggunakan masa kerja tanpa membaca alasan PHK akan menghasilkan perhitungan yang tidak lengkap.

Program jaminan sosial juga masuk dalam pembahasan imbalan kerja. Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan termasuk imbalan kerja jangka pendek atau iuran pasti, tergantung karakter programnya. Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, serta Jaminan Kehilangan Pekerjaan memiliki mekanisme dan sumber pendanaan yang berbeda.

Perubahan program Jaminan Kehilangan Pekerjaan melalui PP Nomor 6 Tahun 2025 juga perlu diperhatikan oleh perusahaan. Aturan tersebut mengubah manfaat uang tunai JKP menjadi 60 persen dari upah selama paling lama enam bulan, dengan batas upah yang diperhitungkan sebesar Rp5 juta per bulan. Manfaat itu dibayarkan melalui program JKP bagi peserta yang memenuhi syarat, bukan sebagai pengganti otomatis uang pesangon dari perusahaan.

Bagaimana PSAK 219 mengubah pelaporan imbalan kerja?

PSAK 219 Imbalan Kerja berlaku efektif mulai 1 Januari 2025 dan menggantikan PSAK 24. Standar ini mengatur cara perusahaan mengakui, mengukur, dan mengungkapkan kewajiban imbalan kerja dalam laporan keuangan.

Perusahaan tidak boleh mencatat pesangon hanya saat PHK terjadi. Jika karyawan sudah memberikan jasa dan jasa tersebut menimbulkan kewajiban masa depan, perusahaan perlu mengakui biaya serta liabilitas sesuai metode yang ditentukan PSAK 219.

PSAK 219 membagi imbalan kerja ke dalam beberapa kelompok:

• Imbalan kerja jangka pendek, seperti gaji, tunjangan, bonus, dan cuti berbayar yang biasanya diselesaikan dalam waktu 12 bulan setelah periode pelaporan.
• Imbalan pascakerja, seperti manfaat pensiun dan manfaat kesehatan setelah masa kerja berakhir.
• Imbalan kerja jangka panjang lain, seperti cuti panjang atau penghargaan masa kerja yang pembayarannya tidak jatuh tempo dalam 12 bulan.
• Pesangon, yaitu manfaat yang muncul karena keputusan perusahaan mengakhiri hubungan kerja atau karena pekerja menerima tawaran untuk mengundurkan diri dengan imbalan tertentu.

Perubahan nama dari PSAK 24 menjadi PSAK 219 tidak otomatis berarti seluruh angka dalam laporan keuangan berubah. Namun, perusahaan tetap perlu meninjau pemetaan akun, kebijakan akuntansi, format pengungkapan, dan dokumen pendukung. Jika perusahaan masih menggunakan istilah PSAK 24 dalam laporan internal, tim akuntansi perlu memastikan rujukan tersebut tidak menimbulkan salah tafsir.

Untuk imbalan pascakerja dengan program imbalan pasti, perusahaan biasanya membutuhkan perhitungan aktuaria. Aktuaris akan memperkirakan nilai kewajiban berdasarkan sejumlah asumsi, seperti usia pensiun, kenaikan gaji, tingkat pengunduran diri, tingkat kematian, masa kerja, dan tingkat diskonto.

Angka kewajiban tersebut dapat berubah walaupun jumlah karyawan tidak berubah. Kenaikan asumsi pertumbuhan gaji, perubahan usia pensiun, atau penurunan tingkat diskonto dapat meningkatkan nilai kini kewajiban. Karena itu, manajemen tidak boleh menganggap cadangan tahun lalu masih memadai untuk tahun berjalan.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki banyak pekerja dengan masa kerja lebih dari 10 tahun. Jika perusahaan menaikkan gaji rata-rata sebesar 8 persen dan sebagian besar pekerja diperkirakan tetap bekerja sampai usia pensiun, proyeksi imbalan kerja akan naik. Perusahaan harus meminta perhitungan baru atau setidaknya melakukan penilaian ulang atas asumsi yang digunakan.

Apa dampaknya bagi perhitungan pesangon dan kewajiban perusahaan?

Dampak terbesar berada pada kualitas data yang digunakan untuk menghitung kewajiban. Perusahaan perlu memastikan data berikut tersedia dan konsisten:

• tanggal mulai bekerja dan tanggal berakhirnya hubungan kerja;
• status PKWT atau PKWTT;
• jabatan dan lokasi kerja;
• gaji pokok serta tunjangan tetap;
• usia dan perkiraan tanggal pensiun;
• riwayat kenaikan gaji;
• peserta program pensiun atau program manfaat lain;
• alasan PHK dan dokumen pendukungnya.

Data yang tidak lengkap dapat memengaruhi laporan keuangan dan pembayaran kepada pekerja. Kesalahan tanggal masuk, misalnya, bisa mengubah masa kerja dari kurang dari tiga tahun menjadi lebih dari tiga tahun. Perbedaan satu kategori masa kerja saja dapat memengaruhi uang penghargaan masa kerja dan total hak pekerja.

Perusahaan juga perlu memisahkan hak yang berasal dari undang-undang, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan kontrak individual. Perjanjian kerja dapat memberikan manfaat yang lebih besar daripada batas minimum aturan. Jika kontrak menjanjikan bonus tahunan atau manfaat kesehatan setelah pensiun, perusahaan harus menilai apakah janji tersebut menciptakan kewajiban yang perlu dicatat.

Hal yang sama berlaku untuk program pensiun. Iuran pasti dan imbalan pasti tidak boleh diperlakukan dengan cara yang sama. Pada program iuran pasti, kewajiban perusahaan biasanya berhenti setelah perusahaan membayar iuran sesuai ketentuan. Pada program imbalan pasti, perusahaan menanggung risiko bahwa manfaat yang dijanjikan lebih besar daripada aset program yang tersedia.

Perusahaan dengan program imbalan pasti perlu memperhatikan beberapa angka dalam laporan aktuaria:

• nilai kini kewajiban imbalan pasti;
• nilai wajar aset program, jika ada;
• biaya jasa kini;
• biaya jasa lalu;
• beban bunga neto;
• keuntungan atau kerugian aktuaria.

Angka-angka tersebut tidak semuanya masuk ke laba rugi pada periode yang sama. Beberapa perubahan, seperti pengukuran kembali kewajiban imbalan pasti, disajikan dalam penghasilan komprehensif lain sesuai ketentuan PSAK 219. Tim akuntansi perlu memahami alur ini supaya pencatatan tidak berhenti pada satu angka cadangan tanpa rekonsiliasi yang jelas.

Risiko lain muncul dari pengelolaan pekerja kontrak. PKWT menimbulkan kewajiban pembayaran uang kompensasi ketika kontrak berakhir, dengan syarat dan formula yang diatur dalam PP Nomor 35 Tahun 2021. Perusahaan yang memperpanjang kontrak berulang kali tetap perlu memeriksa masa kerja dan pembayaran kompensasi yang sudah diberikan.

Perusahaan tidak dapat menghapus kewajiban hanya dengan mengganti judul dokumen. Jika seseorang bekerja terus-menerus untuk pekerjaan yang sama, menerima instruksi dari perusahaan yang sama, dan menjalankan pola kerja yang sama, tim HR perlu menilai substansi hubungan kerja, bukan hanya label “freelance” atau “kontrak”.

Langkah apa yang perlu dilakukan HR, legal, dan akuntansi?

Perusahaan dapat memulai pembaruan dengan membuat daftar seluruh manfaat yang diberikan kepada pekerja. Daftar itu sebaiknya mencakup manfaat yang tercatat dalam payroll dan manfaat yang dibayar di luar payroll, seperti asuransi tambahan, bonus retensi, fasilitas kendaraan, atau kompensasi tertentu saat pengakhiran hubungan kerja.

1. Petakan dasar hukum setiap manfaat. Tandai manfaat yang berasal dari undang-undang, PP, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, kontrak individual, atau kebijakan internal. Pemetaan ini membantu perusahaan melihat manfaat mana yang wajib dan mana yang menjadi janji tambahan.
2. Periksa formula pesangon. Bandingkan formula dalam sistem payroll dengan PP Nomor 35 Tahun 2021 serta dokumen internal perusahaan. Pastikan sistem meminta alasan PHK karena alasan tersebut dapat memengaruhi pengali manfaat.
3. Audit data pekerja. Cocokkan data HRIS, payroll, kontrak, dan dokumen BPJS. Fokuskan pemeriksaan pada tanggal masuk, status hubungan kerja, gaji, tunjangan tetap, serta pekerja yang mendekati masa pensiun.
4. Tinjau perhitungan aktuaria. Minta penjelasan atas asumsi kenaikan gaji, tingkat diskonto, usia pensiun, dan tingkat turnover. Jangan menerima perubahan angka tanpa memahami asumsi yang berubah.
5. Sesuaikan laporan keuangan. Gunakan PSAK 219 sebagai dasar pengakuan, pengukuran, dan pengungkapan. Periksa kembali istilah, rekonsiliasi saldo awal dan akhir, serta penyajian beban imbalan kerja.
6. Siapkan komunikasi untuk pekerja. Sampaikan perubahan hak atau mekanisme pembayaran dengan bahasa yang mudah dipahami. Dokumen yang jelas dapat mengurangi salah paham ketika kontrak berakhir atau perusahaan melakukan PHK.

Audit internal juga perlu menguji transaksi yang sering terlewat, seperti pembayaran kompensasi PKWT, cuti yang belum digunakan, bonus yang sudah menjadi hak, dan manfaat yang dijanjikan dalam surat penawaran kerja. Pemeriksaan tidak cukup hanya mengambil sampel slip gaji karena kewajiban imbalan kerja sering muncul dari dokumen di luar sistem payroll.

Jika perusahaan melakukan restrukturisasi atau pengurangan karyawan, bagian legal perlu menghitung beberapa skenario sebelum keputusan diumumkan. Skenario tersebut dapat mencakup PHK karena efisiensi, pengunduran diri dengan kompensasi, pemindahan pekerja, atau penghentian kontrak pada akhir masa PKWT. Setiap skenario memiliki biaya dan risiko perselisihan yang berbeda.

Manajemen juga perlu memperhatikan tanggal pengakuan kewajiban. Begitu perusahaan membuat keputusan yang tidak dapat ditarik kembali untuk memberikan pesangon atau menawarkan program pemutusan hubungan kerja, perusahaan mungkin perlu mengakui kewajiban tersebut sesuai kriteria dalam PSAK 219. Menunggu sampai uang dibayarkan dapat membuat laporan keuangan terlambat mencatat kewajiban.

Di sisi lain, perusahaan jangan mencadangkan seluruh kemungkinan PHK seolah-olah semua pekerja pasti akan diberhentikan. PSAK 219 membutuhkan penilaian berdasarkan kewajiban yang timbul dari jasa pekerja, rencana perusahaan, dan kondisi yang dapat dibuktikan. Cadangan harus memiliki dasar, bukan sekadar angka pengaman.

Bagi pekerja, perubahan regulasi berarti mereka perlu menyimpan kontrak kerja, slip gaji, surat pengangkatan, bukti pembayaran BPJS, dan dokumen pemutusan hubungan kerja. Dokumen tersebut membantu memeriksa apakah masa kerja dan komponen upah sudah digunakan secara tepat dalam perhitungan hak.

Perusahaan sebaiknya menjadikan pembaruan regulasi sebagai pekerjaan rutin. Kalender pemeriksaan tahunan dapat mencakup peninjauan perubahan undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan menteri, ketentuan BPJS, dan standar akuntansi yang berlaku. Cara ini lebih aman daripada menunggu audit menemukan selisih atau pekerja mengajukan perselisihan.

Update regulasi ketenagakerjaan memengaruhi imbalan kerja melalui dua jalur: hak pekerja yang wajib dibayar perusahaan dan cara kewajiban tersebut dilaporkan dalam laporan keuangan. Dengan memperbarui formula pesangon, memeriksa data pekerja, menilai program pensiun, dan menerapkan PSAK 219 sejak periode yang tepat, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pembayaran serta risiko koreksi laporan keuangan.

Pertanyaan yang sering diajukan