FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Jasa Perhitungan Aktuaria

Jasa perhitungan aktuaria membantu perusahaan menghitung kewajiban dan biaya yang berkaitan dengan manfaat karyawan, seperti pensiun, pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan manfaat pascakerja. Hasilnya dipakai untuk laporan keuangan, perencanaan dana, pengambilan keputusan SDM, serta kepatuhan terhadap aturan yang berlaku.

Banyak orang mengira pekerjaan aktuaria hanya dibutuhkan perusahaan besar atau dana pensiun. Padahal, perusahaan dengan puluhan karyawan pun dapat membutuhkan perhitungan ini, terutama jika memiliki kewajiban imbalan kerja berdasarkan masa kerja atau kebijakan internal. Masalahnya, angka kewajiban tersebut tidak bisa dihitung dengan menjumlahkan gaji bulan terakhir dan jumlah karyawan. Ada faktor usia, masa kerja, kenaikan gaji, kemungkinan karyawan keluar, usia pensiun, sampai nilai uang di masa depan.

Apa yang dihitung dalam jasa aktuaria?

Perhitungan aktuaria mengestimasi nilai kewajiban perusahaan pada tanggal tertentu. Aktuaris menggabungkan data karyawan, aturan perusahaan, asumsi ekonomi, dan asumsi demografis untuk menghitung manfaat yang kemungkinan dibayarkan pada masa depan.

Contohnya, seorang karyawan berusia 35 tahun sudah bekerja selama 8 tahun. Perusahaan menjanjikan manfaat tertentu saat karyawan pensiun atau berhenti bekerja. Perusahaan belum tentu membayar manfaat itu tahun ini, tetapi sebagian hak karyawan sudah terbentuk dari masa kerja yang telah dijalani. Perhitungan aktuaria menentukan berapa nilai kewajiban yang perlu diakui sekarang.

Jenis manfaat yang biasanya masuk dalam perhitungan meliputi:

• Manfaat pensiun. Perhitungan dapat mencakup program pensiun iuran pasti maupun manfaat pasti, tergantung skema yang digunakan perusahaan.
• Pesangon dan uang penghargaan masa kerja. Kewajiban ini biasanya berkaitan dengan kondisi pemutusan hubungan kerja, pensiun, meninggal dunia, atau pengunduran diri.
• Manfaat pascakerja. Contohnya tunjangan kesehatan setelah pensiun atau fasilitas lain yang masih diterima mantan karyawan.
• Manfaat jangka panjang lain. Misalnya penghargaan masa kerja, cuti panjang, bonus dengan syarat tertentu, atau program retensi karyawan.
• Kewajiban dana pensiun. Perhitungan dapat digunakan untuk menilai kewajiban program manfaat pasti dan kebutuhan pendanaannya.

Dalam laporan keuangan, perusahaan biasanya memerlukan angka seperti nilai kini kewajiban imbalan kerja, biaya jasa kini, biaya jasa lalu, beban bunga, dan pengukuran kembali. Istilahnya memang terdengar teknis, tetapi maksudnya cukup sederhana: perusahaan perlu mengetahui nilai kewajiban yang sudah terbentuk, biaya manfaat untuk tahun berjalan, serta perubahan nilai kewajiban akibat perubahan asumsi atau kondisi karyawan.

Mengapa perusahaan membutuhkan laporan perhitungan aktuaria?

Perusahaan membutuhkan laporan aktuaria karena kewajiban imbalan kerja tidak selalu terlihat dari transaksi kas. Perusahaan bisa saja belum membayar pesangon atau manfaat pensiun, tetapi kewajiban tersebut sudah muncul karena karyawan telah bekerja dan memperoleh hak.

Tanpa perhitungan yang tepat, laporan keuangan dapat mencatat kewajiban terlalu kecil atau terlalu besar. Selisih ini dapat memengaruhi laba rugi, ekuitas, rasio keuangan, dan keputusan manajemen.

Untuk kebutuhan laporan keuangan

Perusahaan yang menyusun laporan keuangan berdasarkan standar akuntansi perlu mengukur kewajiban imbalan kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Di Indonesia, PSAK 24 dikenal sebagai standar yang mengatur imbalan kerja. Perusahaan menggunakan laporan aktuaria sebagai dasar bagi akuntan untuk mencatat angka imbalan kerja dalam laporan keuangan.

Aktuaris menghitung kewajiban berdasarkan metode dan asumsi yang disepakati. Akuntan kemudian menggunakan hasil tersebut untuk membuat jurnal dan menyajikan pengungkapan yang diperlukan. Aktuaris dan akuntan memiliki peran berbeda, sehingga perusahaan sebaiknya melibatkan keduanya sejak awal jika skema manfaatnya rumit.

Untuk audit

Auditor biasanya memeriksa dasar perhitungan, kelengkapan data, asumsi yang digunakan, serta konsistensi metode dari satu periode ke periode berikutnya. Laporan dari konsultan aktuaria membantu auditor menilai angka kewajiban imbalan kerja secara lebih terstruktur.

Namun, laporan aktuaria tidak otomatis membuat proses audit selesai tanpa pertanyaan. Auditor masih dapat meminta rekonsiliasi jumlah karyawan, rincian perubahan data, bukti kebijakan perusahaan, atau penjelasan atas perubahan asumsi. Karena itu, perusahaan perlu menyimpan data pendukung dan dokumen kebijakan dengan rapi.

Untuk perencanaan biaya perusahaan

Perhitungan aktuaria juga membantu manajemen memperkirakan kebutuhan dana di masa depan. Misalnya, perusahaan berencana membuka banyak posisi baru, mengubah usia pensiun, menaikkan gaji, atau menawarkan program pensiun tambahan. Setiap keputusan tersebut dapat mengubah nilai kewajiban.

Angka aktuaria memberi gambaran sebelum kebijakan diterapkan. Manajemen dapat membandingkan dampak beberapa skenario, bukan mengambil keputusan berdasarkan perkiraan kasar. Perhitungan ini tidak menggantikan keputusan bisnis, tetapi membuat konsekuensi keuangannya terlihat lebih jelas.

Data apa saja yang diperlukan untuk perhitungan aktuaria?

Aktuaris membutuhkan data karyawan yang lengkap pada tanggal penilaian. Data yang kurang atau tidak konsisten dapat mengubah hasil perhitungan, terutama jika jumlah karyawannya besar atau struktur manfaatnya kompleks.

Data yang biasanya diminta mencakup:

• Nomor atau kode karyawan;
• tanggal lahir;
• jenis kelamin jika digunakan dalam asumsi mortalitas;
• tanggal mulai bekerja;
• jabatan atau kelompok karyawan;
• gaji pokok dan komponen penghasilan yang menjadi dasar manfaat;
• status karyawan pada tanggal penilaian;
• usia pensiun berdasarkan aturan perusahaan;
• saldo atau manfaat yang sudah dibayarkan, jika ada;
• informasi peserta program pensiun atau manfaat tambahan.

Selain data karyawan, aktuaris memerlukan dokumen yang menjelaskan hak dan rumus manfaat. Dokumen tersebut dapat berupa peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, kontrak kerja, kebijakan pensiun, atau dokumen program kesejahteraan karyawan.

Rumus manfaat harus jelas. Misalnya, pesangon dihitung berdasarkan masa kerja dan gaji terakhir, sedangkan penghargaan masa kerja memakai ketentuan berbeda. Jika perusahaan memiliki manfaat tambahan di luar aturan umum, informasi itu juga harus disampaikan. Aktuaris tidak bisa menghitung kewajiban yang belum diberitahukan kepada mereka.

Perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan awal sebelum mengirim data. Pastikan tidak ada tanggal lahir yang kosong, masa kerja yang lebih panjang daripada usia karyawan, gaji bernilai nol tanpa penjelasan, atau karyawan yang sudah keluar tetapi masih tercatat aktif. Kesalahan kecil dalam satu baris data mungkin terlihat sepele, tetapi ribuan kesalahan kecil dapat mengubah hasil secara material.

Asumsi apa yang digunakan aktuaris?

Aktuaris menggunakan asumsi untuk memperkirakan kejadian yang belum terjadi. Asumsi tersebut bukan tebakan bebas. Aktuaris menilai data historis perusahaan, kebijakan yang berlaku, kondisi ekonomi, dan praktik yang wajar dalam penilaian manfaat kerja.

Beberapa asumsi yang umum dipakai antara lain:

• Tingkat diskonto, untuk mengubah pembayaran masa depan menjadi nilai saat ini.
• Kenaikan gaji, karena manfaat tertentu dihitung berdasarkan gaji pada masa mendatang.
• Tingkat pengunduran diri, untuk memperkirakan jumlah karyawan yang masih bekerja saat manfaat jatuh tempo.
• Usia pensiun, sesuai kebijakan perusahaan atau program yang berlaku.
• Tingkat mortalitas, terutama untuk manfaat pensiun atau manfaat yang berkaitan dengan risiko meninggal dunia.
• Tingkat kenaikan biaya kesehatan, jika perusahaan menjanjikan manfaat kesehatan setelah pensiun.

Perubahan asumsi dapat menghasilkan perubahan besar pada kewajiban. Misalnya, kenaikan asumsi gaji dapat meningkatkan manfaat yang diperkirakan akan diterima karyawan. Penurunan tingkat diskonto juga dapat menaikkan nilai kini kewajiban. Laporan yang baik biasanya menjelaskan dampak perubahan asumsi melalui analisis sensitivitas.

Bagaimana proses jasa perhitungan aktuaria berlangsung?

Proses perhitungan aktuaria biasanya memerlukan beberapa tahap, mulai dari pengumpulan data sampai penerbitan laporan. Lama proses bergantung pada jumlah karyawan, kualitas data, kerumitan manfaat, dan kecepatan perusahaan menjawab pertanyaan dari aktuaris.

1. Menentukan ruang lingkup. Perusahaan dan penyedia jasa menyepakati jenis manfaat, tanggal penilaian, format laporan, kebutuhan audit, serta batas waktu penyelesaian.
2. Mengirim data dan dokumen. Perusahaan memberikan daftar karyawan serta aturan yang menjadi dasar hak manfaat.
3. Memeriksa data. Aktuaris meninjau kelengkapan dan kewajaran data. Mereka dapat meminta klarifikasi atas perubahan jumlah karyawan atau angka yang terlihat tidak biasa.
4. Menentukan metode dan asumsi. Aktuaris memilih metode perhitungan yang sesuai, kemudian menetapkan asumsi berdasarkan karakteristik program dan data perusahaan.
5. Melakukan perhitungan. Sistem aktuaria mengolah data individu dan menghasilkan nilai kewajiban serta komponen biaya yang diperlukan.
6. Melakukan pembahasan. Penyedia jasa menjelaskan hasil utama, perubahan dari periode sebelumnya, dan penyebab kenaikan atau penurunan kewajiban.
7. Menerbitkan laporan. Laporan final diberikan dalam format yang dapat digunakan oleh tim keuangan, auditor, dan manajemen.

Untuk perusahaan dengan kurang dari 100 karyawan dan data yang rapi, prosesnya mungkin selesai dalam beberapa hari kerja setelah seluruh informasi diterima. Perusahaan dengan ribuan karyawan, banyak lokasi kerja, atau manfaat pascakerja yang rumit biasanya membutuhkan waktu lebih panjang. Batas waktu laporan sebaiknya disepakati sebelum pekerjaan dimulai, terutama jika perhitungan diperlukan untuk tutup buku tahunan.

Perusahaan juga perlu membedakan tanggal penilaian dan tanggal laporan diterbitkan. Tanggal penilaian menunjukkan posisi kewajiban yang dihitung, sedangkan tanggal penerbitan menunjukkan kapan laporan selesai. Dua tanggal tersebut tidak selalu sama.

Berapa biaya jasa perhitungan aktuaria?

Biaya jasa aktuaria tidak memiliki satu tarif yang berlaku untuk semua perusahaan. Penyedia jasa biasanya mempertimbangkan jumlah karyawan, jenis manfaat, kualitas data, jumlah lokasi, kebutuhan analisis tambahan, serta tenggat waktu laporan.

Perhitungan sederhana untuk satu jenis manfaat dan jumlah karyawan kecil biasanya lebih murah daripada penilaian yang mencakup manfaat pensiun, kesehatan pascakerja, beberapa entitas, dan analisis skenario. Permintaan mendadak dengan tenggat sangat pendek juga dapat memengaruhi biaya.

Saat meminta penawaran, perusahaan sebaiknya memberikan informasi berikut agar harga yang diterima dapat dibandingkan secara adil:

• jumlah karyawan aktif dan pensiunan;
• jenis manfaat yang perlu dihitung;
• tanggal penilaian;
• format laporan yang dibutuhkan;
• apakah laporan akan digunakan untuk audit;
• jumlah entitas atau cabang yang terlibat;
• tenggat penyelesaian;
• kebutuhan diskusi dengan auditor atau manajemen.

Jangan hanya membandingkan angka paling rendah. Periksa apakah biaya tersebut sudah mencakup revisi data, diskusi dengan auditor, analisis sensitivitas, dan penerbitan laporan final. Penawaran yang tampak murah bisa berubah setelah penyedia jasa menemukan bahwa data belum bersih atau ruang lingkup pekerjaan ternyata lebih luas.

Bagaimana memilih penyedia jasa aktuaria?

Pilih penyedia jasa yang dapat menjelaskan metode, asumsi, batas pekerjaan, dan hasil perhitungan dengan bahasa yang mudah dipahami. Perusahaan tidak membutuhkan laporan yang penuh istilah teknis tetapi sulit digunakan oleh bagian keuangan.

Beberapa hal yang perlu diperiksa sebelum menandatangani perjanjian meliputi:

• Pengalaman pada jenis manfaat yang sama. Penyedia yang biasa mengerjakan imbalan kerja belum tentu berpengalaman menghitung manfaat kesehatan pascakerja atau program pensiun manfaat pasti.
• Kualifikasi tenaga ahli. Tanyakan siapa aktuaris yang bertanggung jawab atas pekerjaan dan siapa yang akan menjawab pertanyaan teknis.
• Pengalaman menghadapi audit. Laporan perlu mendukung kebutuhan auditor, bukan hanya menghasilkan satu angka akhir.
• Keamanan data. Data karyawan berisi informasi pribadi. Pastikan proses pengiriman, penyimpanan, dan akses data memiliki pengamanan yang memadai.
• Kejelasan jadwal. Pastikan jadwal pengumpulan data, draf laporan, pembahasan, revisi, dan laporan final tertulis sejak awal.
• Ruang lingkup revisi. Kesalahan data dan perubahan instruksi perlu ditangani dengan aturan yang jelas agar tidak menimbulkan biaya tambahan tanpa persetujuan.

Mintalah contoh struktur laporan atau contoh penjelasan hasil, dengan data yang sudah disamarkan. Dari situ, perusahaan dapat melihat apakah penyedia jasa menjelaskan perubahan kewajiban, asumsi, dan rekonsiliasi secara masuk akal.

Perusahaan juga sebaiknya menunjuk satu orang sebagai penghubung utama. Orang ini mengoordinasikan bagian SDM, keuangan, payroll, dan auditor. Tanpa penanggung jawab yang jelas, proses sering tersendat karena setiap pihak menyimpan sebagian data tetapi tidak ada yang menggabungkannya.

Kesalahan yang sering terjadi saat meminta perhitungan aktuaria

Kesalahan paling umum terjadi sebelum aktuaris mulai menghitung. Perusahaan mengirim data lama, menggunakan rumus manfaat yang sudah berubah, atau menganggap semua komponen gaji masuk ke dasar perhitungan.

Kesalahan lain muncul saat perusahaan membandingkan laporan tahun ini dengan tahun lalu tanpa memeriksa perubahan asumsi. Kewajiban yang naik tidak selalu berarti jumlah karyawan bertambah. Kenaikan gaji, perubahan tingkat diskonto, perubahan tingkat keluar karyawan, atau pembaruan aturan manfaat juga dapat menjadi penyebabnya.

Hindari beberapa kebiasaan berikut:

• Mengirim data tanpa tanggal cut-off yang jelas.
• Mengabaikan karyawan kontrak, karyawan yang sedang cuti panjang, atau karyawan yang akan pensiun.
• Mengubah rumus manfaat setelah perhitungan selesai tanpa meminta penilaian ulang.
• Memilih asumsi hanya karena menghasilkan kewajiban paling rendah.
• Menunggu sampai batas akhir tutup buku untuk memulai pekerjaan.
• Menerima angka final tanpa meminta penjelasan atas perubahan yang besar.

Jika perusahaan memiliki perubahan organisasi, seperti merger, restrukturisasi, pengurangan karyawan, atau perubahan program pensiun, sampaikan sejak awal. Peristiwa tersebut dapat mengubah cara aktuaris menghitung kewajiban dan cara akuntan mencatat dampaknya.

Jasa perhitungan aktuaria memberi perusahaan angka yang dapat dipertanggungjawabkan untuk kewajiban imbalan kerja. Hasilnya akan lebih berguna jika perusahaan menyediakan data yang bersih, menjelaskan kebijakan secara lengkap, dan membahas perubahan hasil bersama aktuaris serta akuntan sebelum laporan ditutup.

Pertanyaan yang sering diajukan