Long Service Leave: Kewajiban yang Sering Terlewat Perusahaan

Long service leave adalah hak cuti berbayar bagi karyawan yang sudah lama bekerja pada perusahaan yang sama, dan perusahaan di Australia wajib menghitung serta membayarnya sesuai aturan negara bagian atau wilayah masing-masing. Banyak bisnis keliru karena menganggap hak ini baru perlu diperiksa ketika karyawan mengajukan cuti atau mengundurkan diri. Padahal, kesalahan pencatatan selama bertahun-tahun bisa berubah menjadi tagihan besar, sengketa, bahkan denda.

Masalahnya sering dimulai dari hal yang terlihat sepele: tanggal mulai kerja tidak tercatat dengan benar, perpindahan posisi dianggap sebagai hubungan kerja baru, atau payroll hanya menghitung cuti tahunan dan cuti sakit. Long service leave berjalan dengan aturan sendiri. Perusahaan yang tidak memahami aturan tersebut bisa mencatat saldo karyawan secara keliru tanpa menyadarinya.

Apa itu long service leave dan siapa yang berhak mendapatkannya?

Long service leave adalah cuti berbayar yang diperoleh setelah karyawan bekerja dalam jangka panjang untuk satu perusahaan. Di Australia, hak ini umumnya diatur oleh undang-undang negara bagian atau wilayah, bukan satu aturan nasional yang berlaku seragam bagi semua pekerja.

Artinya, jumlah cuti, masa kerja minimum, hak saat hubungan kerja berakhir, dan aturan untuk pekerja kasual dapat berbeda antara New South Wales, Victoria, Queensland, Australia Barat, Australia Selatan, Tasmania, Australian Capital Territory, dan Northern Territory.

Fair Work Act 2009 tidak menetapkan satu skema long service leave nasional untuk semua pekerja sektor swasta. Fair Work Ombudsman memang memberikan informasi tentang hak kerja, tetapi perusahaan tetap harus memeriksa undang-undang long service leave yang berlaku di lokasi kerja karyawan tersebut.

Seorang karyawan biasanya memperoleh hak berdasarkan masa kerja yang berkelanjutan. Masa kerja itu dapat tetap dihitung ketika karyawan:

• berganti jabatan dalam perusahaan yang sama;
• dipindahkan ke divisi atau lokasi lain;
• mengubah status dari full-time menjadi part-time, atau sebaliknya;
• mengambil cuti resmi tertentu;
• berpindah ke perusahaan penerus setelah akuisisi atau restrukturisasi, jika aturan yang berlaku mengakui kelanjutan masa kerja.

Perusahaan tidak boleh otomatis menghapus masa kerja hanya karena nama jabatan, manajer, atau struktur organisasi berubah. Catatan legal tentang siapa yang mempekerjakan karyawan dan apakah hubungan kerja benar-benar terputus jauh lebih penting daripada label administratif di sistem payroll.

Berapa lama masa kerja yang dibutuhkan?

Jawabannya bergantung pada yurisdiksi. Beberapa negara bagian memberikan hak utama setelah 10 tahun masa kerja, sedangkan wilayah lain mengizinkan karyawan mengambil long service leave lebih awal. Perusahaan perlu memakai aturan yang sesuai dengan lokasi kerja, bukan aturan yang kebetulan dipakai kantor pusat.

Gambaran umum beberapa yurisdiksi dapat dilihat di bawah ini. Angka ini hanya ringkasan awal; perusahaan tetap perlu memeriksa undang-undang, award, enterprise agreement, dan aturan industri yang relevan sebelum menghitung pembayaran.

Negara bagian atau wilayah	Gambaran umum hak
New South Wales	Umumnya 2 bulan cuti setelah 10 tahun masa kerja, dengan perhitungan tambahan setelahnya. Long Service Leave Act 1955 mengatur rincian hak dan pembayaran.
Victoria	Karyawan umumnya dapat mengambil long service leave setelah 7 tahun masa kerja. Perhitungan memakai formula berdasarkan masa kerja dan jam kerja.
Queensland	Umumnya 8,6667 minggu setelah 10 tahun. Dalam keadaan tertentu, pembayaran pro rata dapat berlaku setelah 7 tahun ketika hubungan kerja berakhir.
Australia Barat	Umumnya 8,667 minggu setelah 10 tahun, dengan ketentuan khusus mengenai hak pro rata dan pembayaran saat hubungan kerja berakhir.
Australia Selatan	Umumnya 13 minggu setelah 10 tahun, dengan aturan tersendiri tentang akumulasi dan pembayaran pro rata.
Tasmania	Umumnya 8,667 minggu setelah 10 tahun, dengan ketentuan berbeda untuk pemutusan hubungan kerja dan keadaan tertentu.

Perbedaan ini bisa menghasilkan selisih pembayaran yang besar. Karyawan dengan gaji mingguan 2.000 dolar Australia dan saldo 8,667 minggu memiliki nilai cuti sekitar 17.334 dolar Australia sebelum memperhitungkan komponen lain yang diwajibkan. Jika perusahaan salah menghitung lima atau sepuluh karyawan, jumlahnya cepat membesar.

Masa kerja tidak selalu berhenti ketika karyawan mengambil cuti tanpa bayaran. Sebagian jenis cuti tetap dihitung, sementara jenis lainnya dapat memengaruhi akumulasi. Perusahaan tidak boleh menggunakan satu aturan umum untuk semua absensi. Tim payroll perlu memeriksa jenis cuti dan dampaknya terhadap continuous service.

Kesalahan perusahaan yang paling sering terjadi

Kesalahan long service leave biasanya muncul dari proses administrasi, bukan dari niat untuk menghilangkan hak karyawan. Dampaknya tetap sama. Karyawan menerima saldo yang salah, sementara perusahaan menghadapi kewajiban pembayaran yang tidak tercatat.

Menggunakan aturan kantor pusat

Perusahaan yang beroperasi di beberapa negara bagian sering membuat satu kebijakan nasional agar administrasi lebih mudah. Kebijakan itu dapat membantu sebagai standar internal, tetapi tidak boleh mengurangi hak minimum yang berlaku di yurisdiksi tertentu.

Contohnya, kantor pusat mungkin menetapkan bahwa semua karyawan baru memperoleh long service leave setelah 10 tahun. Kebijakan tersebut bisa bermasalah jika seorang karyawan di Victoria memiliki hak untuk mengambil cuti setelah 7 tahun berdasarkan aturan setempat.

Menganggap karyawan kontrak tidak punya hak

Status kasual, part-time, atau full-time tidak otomatis menentukan ada atau tidaknya hak long service leave. Yang perlu diperiksa adalah hubungan kerja, pola kerja, masa kerja berkelanjutan, dan undang-undang yang berlaku.

Perusahaan juga perlu membedakan independent contractor dari employee. Label “kontraktor” di kontrak tidak selalu menyelesaikan persoalan. Jika hubungan kerja pada praktiknya menyerupai hubungan employer-employee, klasifikasi tersebut dapat dipersoalkan.

Menghapus masa kerja setelah restrukturisasi

Merger, penjualan bisnis, atau perubahan nama perusahaan tidak selalu memutus masa kerja. Dalam beberapa situasi, perusahaan penerus mewarisi kewajiban long service leave. Tim HR perlu menyimpan dokumen perpindahan bisnis, tanggal mulai kerja, dan keputusan tentang pengakuan masa kerja.

Kesalahan ini sering baru ditemukan ketika karyawan senior mengundurkan diri. Payroll melihat tanggal masuk pada sistem perusahaan baru, sedangkan dokumen lama menunjukkan karyawan sudah bekerja dalam grup yang sama selama lebih dari 10 tahun.

Membayar gaji pokok saja

Perhitungan pembayaran long service leave tidak selalu memakai gaji pokok tanpa komponen lain. Aturan yang berlaku dapat menentukan apakah tunjangan tertentu, loading, atau pembayaran tetap harus masuk ke ordinary pay.

Perusahaan perlu memeriksa formula yang berlaku, termasuk aturan tentang jam kerja bagi karyawan part-time dan perubahan pola kerja. Kesalahan kecil pada tarif mingguan dapat memengaruhi seluruh saldo cuti.

Menganggap saldo bisa hilang karena tidak pernah diambil

Long service leave bukan hadiah yang hangus karena karyawan tidak mengajukan cuti. Di banyak yurisdiksi, hak tersebut terus terakumulasi sesuai aturan. Perusahaan tetap harus mencatatnya sebagai kewajiban meskipun karyawan belum pernah menggunakan cuti tersebut.

Bagaimana perusahaan seharusnya menghitung dan mengelolanya?

Perusahaan perlu membangun proses pemeriksaan yang dimulai dari tanggal kerja dan yurisdiksi, lalu berlanjut ke formula pembayaran. Sistem payroll dapat membantu, tetapi sistem tidak menggantikan pemeriksaan hukum. Payroll yang salah konfigurasi hanya akan menghasilkan kesalahan dengan kecepatan lebih tinggi.

1. Tentukan yurisdiksi yang berlaku. Catat lokasi kerja karyawan dan aturan negara bagian atau wilayah yang mengaturnya. Jangan mengandalkan alamat kantor pusat jika karyawan bekerja di lokasi lain.
2. Verifikasi tanggal mulai kerja. Bandingkan data payroll dengan kontrak, surat penawaran, catatan transfer, dan dokumen akuisisi. Gunakan tanggal yang mengakui masa kerja secara hukum, bukan sekadar tanggal pembuatan profil di sistem.
3. Periksa gangguan masa kerja. Tinjau cuti tanpa bayaran, pemutusan hubungan kerja, perpindahan entitas, dan periode kerja kasual. Setiap kejadian dapat memiliki dampak berbeda.
4. Hitung saldo dengan formula yang tepat. Gunakan aturan khusus untuk jam kerja, perubahan gaji, part-time, dan komponen upah. Simpan cara penghitungannya agar HR dapat menjelaskan angka tersebut kepada karyawan.
5. Catat kewajiban dalam laporan keuangan. Saldo yang sudah terakumulasi merupakan kewajiban perusahaan. Akuntan perlu mengetahui asumsi yang dipakai, termasuk jumlah karyawan, gaji, dan perkiraan waktu pembayaran.
6. Tinjau data secara berkala. Pemeriksaan tahunan dapat menemukan karyawan yang mendekati ambang masa kerja. Pemeriksaan juga memberi waktu bagi perusahaan untuk memperbaiki data sebelum karyawan mengajukan pengunduran diri.

Perusahaan sebaiknya memberi karyawan akses ke informasi saldo, formula, dan tanggal kelayakan. Transparansi tidak berarti perusahaan harus menyetujui setiap permintaan cuti. Transparansi membuat perbedaan angka bisa diperiksa lebih awal, saat dokumen masih mudah ditemukan.

Pengajuan cuti juga harus mengikuti aturan yang berlaku. Di sebagian wilayah, perusahaan dapat menolak tanggal tertentu karena kebutuhan operasional, tetapi penolakan itu tidak berarti perusahaan dapat menghapus hak cuti. Manajer perlu membedakan penjadwalan cuti dari pengakuan hak.

Pembayaran saat hubungan kerja berakhir juga memerlukan perhatian. Karyawan yang mengundurkan diri, diberhentikan karena redundansi, atau meninggal dunia mungkin memiliki hak yang berbeda. Jangan memakai satu template untuk semua jenis penghentian kerja.

Apakah long service leave bisa dibayar saat karyawan mengundurkan diri?

Dalam banyak kasus, karyawan menerima pembayaran atas saldo long service leave saat hubungan kerja berakhir. Namun, hak pro rata sebelum mencapai ambang masa kerja utama berbeda menurut yurisdiksi dan alasan berakhirnya hubungan kerja.

Contohnya, beberapa aturan mengizinkan pembayaran pro rata setelah masa kerja tertentu jika karyawan diberhentikan karena alasan operasional, mengundurkan diri karena sakit, atau meninggal dunia. Aturan yang sama belum tentu memberikan pembayaran bagi karyawan yang mengundurkan diri secara sukarela setelah masa kerja yang lebih pendek.

Perusahaan harus memeriksa tiga hal sebelum memproses pembayaran:

• berapa lama masa kerja yang diakui;
• alasan dan tanggal berakhirnya hubungan kerja;
• komponen upah yang harus dipakai untuk menghitung saldo.

Perusahaan juga perlu memeriksa apakah enterprise agreement, modern award, atau kontrak memberikan ketentuan yang lebih baik daripada batas minimum undang-undang. Ketentuan internal boleh memberi hak tambahan, tetapi tidak boleh mengurangi hak minimum yang berlaku.

Sengketa biasanya terjadi karena perusahaan memakai tanggal pengunduran diri sebagai tanggal akhir kerja, sedangkan karyawan masih bekerja selama masa pemberitahuan. Tim payroll perlu memakai tanggal yang benar-benar ditentukan oleh aturan dan dokumen hubungan kerja.

Jika perusahaan menemukan kekurangan pembayaran, jangan menunggu sampai karyawan mengajukan keluhan. Lakukan audit, hitung selisih, dokumentasikan metode perhitungan, dan komunikasikan koreksi secara tertulis. Kesalahan yang segera diperbaiki lebih mudah ditangani daripada pola pembayaran yang terus berulang selama bertahun-tahun.

Long service leave memang tidak muncul setiap minggu di slip gaji, tetapi kewajibannya tetap berjalan di belakang layar. Perusahaan yang memeriksa yurisdiksi, tanggal kerja, formula upah, dan catatan perpindahan secara rutin dapat mencegah saldo fiktif, pembayaran kurang, dan konflik saat karyawan keluar.

Pertanyaan yang sering diajukan