Aktuaria di Sektor Pendidikan: Kewajiban Universitas dan Yayasan

Universitas dan yayasan tidak otomatis wajib memiliki aktuaris hanya karena mengelola pendidikan. Kewajiban itu muncul ketika mereka memiliki program pensiun manfaat pasti, janji uang pesangon tertentu, tunjangan pascakerja, atau kewajiban imbalan kerja lain yang nilainya harus dihitung memakai metode aktuaria. Jadi, pertanyaan pertama bukan “apakah kampus harus punya aktuaris?”, melainkan “apakah kampus atau yayasan pernah menjanjikan manfaat keuangan yang harus dibayar kepada pegawai pada masa depan?”

Contohnya sederhana. Sebuah yayasan menjanjikan dosen tetap uang pensiun sebesar 75 persen dari gaji terakhir setelah bekerja selama 25 tahun. Selama dosen itu masih aktif, kewajiban yayasan belum terlihat sebagai tagihan yang harus dibayar hari ini. Namun, kewajiban tersebut sudah terbentuk sedikit demi sedikit sejak masa kerja dimulai. Aktuaris membantu menghitung nilainya dalam rupiah sekarang.

Di sektor pendidikan, pekerjaan aktuaria sering berjalan di belakang layar. Mahasiswa mungkin tidak pernah melihatnya, tetapi hasilnya memengaruhi anggaran gaji, laporan keuangan, biaya kuliah, rencana perekrutan dosen, sampai keputusan apakah sebuah program pensiun masih sanggup membayar manfaat peserta.

Kapan universitas dan yayasan membutuhkan aktuaris?

Universitas atau yayasan membutuhkan jasa aktuaris ketika mereka memiliki kewajiban yang bergantung pada masa kerja, usia, gaji, tingkat pengunduran diri, usia pensiun, atau kemungkinan pegawai meninggal dunia. Perhitungan seperti ini tidak cukup dilakukan dengan menjumlahkan saldo kas atau mengalikan jumlah pegawai dengan rata-rata gaji.

Beberapa situasi yang biasanya membutuhkan perhitungan aktuaria meliputi:

• Program pensiun manfaat pasti. Kampus atau yayasan menjanjikan manfaat tertentu saat pegawai pensiun, misalnya persentase gaji terakhir atau nominal berdasarkan masa kerja.
• Pesangon dan manfaat pascakerja. Nilainya bergantung pada masa kerja, usia, gaji, serta ketentuan dalam perjanjian kerja dan peraturan ketenagakerjaan.
• Uang penghargaan masa kerja. Pembayaran yang baru diterima setelah pegawai mencapai masa kerja tertentu perlu dihitung berdasarkan kemungkinan pegawai bertahan sampai tanggal tersebut.
• Jaminan kesehatan setelah pensiun. Yayasan yang berjanji membayar sebagian biaya kesehatan pensiunan harus menghitung perkiraan biaya dan lamanya pembayaran.
• Program pensiun yang dikelola dana pensiun. Dana pensiun pemberi kerja atau dana pensiun lembaga keuangan memiliki kebutuhan perhitungan aktuaria untuk mengukur kewajiban dan kecukupan dana.

Yayasan yang hanya membayar gaji bulanan dan mendaftarkan pegawai dalam program BPJS Ketenagakerjaan belum tentu memerlukan valuasi aktuaria sendiri untuk seluruh pegawainya. Namun, kewajiban lain seperti pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau manfaat tambahan dari yayasan tetap perlu diperiksa.

Perbedaan antara manfaat pasti dan iuran pasti juga penting. Dalam program iuran pasti, pemberi kerja membayar iuran dengan jumlah yang ditentukan, sedangkan manfaat yang diterima pegawai bergantung pada hasil pengelolaan dana. Dalam program manfaat pasti, pemberi kerja menjanjikan jumlah atau rumus manfaat tertentu. Risiko kekurangan dana berada lebih besar pada pemberi kerja, sehingga perhitungannya membutuhkan asumsi aktuaria.

Apa kewajiban universitas dan yayasan menurut laporan keuangan?

PSAK 24 tentang Imbalan Kerja mengharuskan entitas mengakui kewajiban imbalan kerja sesuai jenis manfaat yang diberikan. Yayasan dan universitas yang menyusun laporan keuangan berdasarkan standar akuntansi tersebut harus mengukur kewajiban manfaat pasti menggunakan perhitungan aktuaria, bukan sekadar mencatat pembayaran ketika uang keluar.

Dalam praktiknya, laporan aktuaria biasanya memuat nilai kini kewajiban imbalan pasti, biaya jasa kini, biaya jasa lalu jika ada, beban bunga, pembayaran manfaat, serta keuntungan atau kerugian aktuaria. Laporan itu kemudian dipakai oleh akuntan untuk menyusun angka dalam laporan posisi keuangan dan laporan laba rugi atau laporan perubahan aset neto, sesuai bentuk laporan entitasnya.

Yayasan yang menggunakan ISAK 35 untuk penyajian laporan keuangan entitas berorientasi nonlaba tetap harus memperhatikan standar lain yang relevan, termasuk PSAK 24 untuk imbalan kerja. ISAK 35 mengatur cara penyajian laporan, bukan menghapus kewajiban yayasan untuk menghitung manfaat pegawai secara tepat.

Aktuaris tidak selalu harus bekerja sebagai pegawai tetap universitas. Yayasan dapat menunjuk konsultan aktuaria untuk melakukan valuasi tahunan atau pada periode yang dibutuhkan. Yang penting, metode, data, asumsi, dan hasil perhitungannya bisa dijelaskan kepada auditor dan pengurus yayasan.

Frekuensi valuasi bergantung pada jenis program dan kebutuhan pelaporan. Banyak entitas melakukan valuasi setidaknya setiap akhir tahun buku agar angka kewajiban dalam laporan keuangan tetap relevan. Perubahan besar pada jumlah pegawai, struktur gaji, usia pensiun, manfaat, atau kebijakan organisasi juga dapat memerlukan perhitungan ulang sebelum akhir tahun.

Data apa yang harus disiapkan?

Aktuaris memerlukan data pegawai yang cukup rinci. Data yang biasanya diminta antara lain tanggal lahir, jenis kelamin, tanggal mulai bekerja, status kepegawaian, gaji, jabatan, usia pensiun, masa kerja, serta riwayat pembayaran manfaat.

Yayasan juga perlu memberikan dokumen yang menjelaskan janji manfaat. Dokumen itu dapat berupa perjanjian kerja, peraturan kepegawaian, keputusan pengurus, kontrak kolektif, dokumen program pensiun, atau kebijakan tertulis yang sudah lama dijalankan meski tidak pernah dimasukkan ke kontrak individual.

Masalah muncul ketika data pegawai tersebar di berbagai sistem. Bagian sumber daya manusia mungkin memiliki tanggal mulai kerja yang berbeda dari bagian keuangan. Ada pula dosen yang tercatat sebagai pegawai yayasan, tetapi administrasi gajinya dilakukan oleh unit universitas. Sebelum valuasi dimulai, yayasan perlu menyatukan definisi pegawai, gaji, masa kerja, dan jenis manfaat.

Data yang salah dapat menghasilkan kewajiban yang salah. Jika 100 pegawai tidak tercatat dalam daftar, kewajiban terlihat lebih kecil. Jika masa kerja pegawai dihitung sejak tanggal yang keliru, nilai manfaat juga ikut berubah. Aktuaris dapat melakukan pemeriksaan kewajaran, tetapi pemilik data tetap bertanggung jawab atas kelengkapan dan kebenaran data.

Bagaimana aktuaria membantu pengambilan keputusan kampus?

Perhitungan aktuaria membantu universitas melihat biaya pegawai secara lebih utuh. Gaji bulan ini hanya menunjukkan arus kas saat ini. Kewajiban pascakerja menunjukkan tagihan yang akan muncul karena pekerjaan pegawai hari ini.

Misalnya, sebuah universitas swasta memiliki 600 pegawai. Gaji dan tunjangan tahunan mencapai Rp90 miliar, tetapi laporan aktuaria menemukan kewajiban manfaat pasti sebesar Rp42 miliar. Angka Rp42 miliar itu bukan berarti universitas harus membayar seluruhnya besok pagi. Angka tersebut menunjukkan nilai kini dari manfaat yang diperkirakan harus dibayar pada masa depan berdasarkan asumsi tertentu.

Informasi itu membantu pengurus menentukan beberapa hal:

• Apakah yayasan perlu membentuk dana khusus untuk manfaat pensiun?
• Apakah janji manfaat dalam peraturan kepegawaian masih sesuai dengan kemampuan keuangan?
• Apakah kampus perlu mengubah program manfaat pasti menjadi program iuran pasti untuk pegawai baru?
• Apakah kenaikan gaji dan perekrutan pegawai baru sudah memperhitungkan tambahan kewajiban pascakerja?
• Apakah biaya kuliah yang ditetapkan cukup untuk membiayai operasi dan manfaat pegawai dalam jangka panjang?

Perubahan kecil pada asumsi bisa menghasilkan perbedaan besar. Kenaikan gaji yang lebih cepat meningkatkan manfaat pensiun berbasis gaji terakhir. Usia pensiun yang lebih panjang dapat mengurangi masa pembayaran pensiun, tetapi pegawai mungkin bekerja lebih lama dan menerima gaji lebih tinggi sebelum pensiun. Tingkat pengunduran diri yang rendah juga dapat meningkatkan jumlah pegawai yang bertahan sampai menerima manfaat.

Aktuaris tidak memilih kebijakan yayasan. Aktuaris menghitung dampak keuangan dari kebijakan tersebut. Pengurus tetap harus memutuskan apakah ingin mempertahankan janji manfaat, mengubah rumus, menambah iuran, atau menyediakan dana tambahan.

Di sinilah peran aktuaria terasa praktis. Tanpa perhitungan, rapat pengurus mudah terjebak pada pertanyaan “kas kita cukup tahun ini?” Padahal, yayasan juga perlu menjawab pertanyaan yang lebih sulit: “Jika semua janji kepada pegawai dipenuhi, berapa biaya yang sudah terbentuk sampai hari ini?”

Apa risiko jika kewajiban aktuaria diabaikan?

Mengabaikan kewajiban aktuaria dapat membuat laporan keuangan universitas terlihat lebih sehat daripada keadaan sebenarnya. Yayasan mungkin hanya mencatat pembayaran pesangon saat pegawai berhenti, tanpa mengakui kewajiban yang terbentuk selama masa kerja. Akibatnya, biaya terlihat kecil selama bertahun-tahun lalu melonjak ketika banyak pegawai pensiun atau hubungan kerja berakhir.

Risiko pertama adalah temuan audit. Auditor dapat meminta yayasan mengakui atau menyesuaikan kewajiban imbalan kerja jika nilainya material. Penyesuaian itu bisa mengurangi aset neto atau surplus pada tahun berjalan dalam jumlah besar.

Risiko kedua adalah gangguan kas. Universitas dapat menerima tagihan pesangon dalam jumlah besar setelah restrukturisasi, penutupan program studi, atau pengurangan pegawai. Jika yayasan tidak pernah menghitung kewajibannya, dana yang tersedia mungkin tidak cukup.

Risiko ketiga adalah sengketa dengan pegawai. Peraturan kepegawaian yang menjanjikan manfaat tertentu tetap dapat menjadi dasar tuntutan, meskipun yayasan belum menyisihkan dana. Janji yang ditulis dengan istilah seperti “pensiun sebesar gaji terakhir” atau “tunjangan kesehatan seumur hidup” harus diperiksa secara hukum dan aktuaria sebelum terus digunakan.

Risiko keempat muncul dalam penggalangan dana dan kerja sama kelembagaan. Donor, bank, mitra pendidikan, dan calon pengurus dapat meminta laporan keuangan yang menunjukkan kewajiban secara wajar. Kewajiban tersembunyi membuat mereka sulit menilai kondisi yayasan.

Yayasan juga perlu memisahkan tiga hal yang sering tercampur: kewajiban hukum, kewajiban kontraktual, dan keputusan sukarela. Pesangon sesuai peraturan ketenagakerjaan berbeda dari bonus pensiun yang hanya diberikan berdasarkan keputusan pengurus. Keduanya dapat memiliki dampak keuangan, tetapi dasar dan cara pengukurannya tidak sama.

Apakah semua yayasan harus merekrut aktuaris tetap?

Tidak. Sebagian besar yayasan tidak perlu mempekerjakan aktuaris penuh waktu. Mereka dapat menggunakan jasa aktuaris eksternal ketika memiliki kewajiban manfaat pasti atau program pensiun yang memerlukan valuasi.

Yang perlu dilakukan pengurus adalah menunjuk tenaga yang kompeten, memberikan data yang lengkap, lalu memahami hasilnya. Laporan aktuaria tidak boleh berhenti sebagai lampiran laporan audit. Pengurus perlu membaca asumsi utama, jumlah kewajiban, perubahan dari tahun sebelumnya, dan faktor yang paling memengaruhi kenaikan atau penurunan angka.

Jika yayasan mengelola dana pensiun, pemeriksaan regulasi menjadi lebih luas. Dana pensiun memiliki aturan tersendiri terkait pendirian, investasi, pelaporan, tata kelola, dan valuasi kewajiban. Pengurus perlu memastikan program tersebut berjalan sesuai ketentuan otoritas yang mengawasi dana pensiun, termasuk Otoritas Jasa Keuangan jika programnya berada dalam lingkup pengawasan OJK.

Langkah awal yang dapat dilakukan pengurus

1. Inventarisasi seluruh janji kepada pegawai. Periksa kontrak kerja, peraturan yayasan, buku pedoman pegawai, keputusan pengurus, dan praktik pembayaran yang sudah berjalan.
2. Kelompokkan jenis manfaat. Pisahkan gaji bulanan, bonus, pesangon, manfaat pensiun, tunjangan kesehatan, dan manfaat lain yang dibayar setelah masa kerja berakhir.
3. Periksa status program pensiun. Tentukan apakah program yang digunakan termasuk iuran pasti, manfaat pasti, atau gabungan keduanya.
4. Rapikan data pegawai. Cocokkan data bagian sumber daya manusia dengan data penggajian dan catatan keuangan.
5. Minta penilaian dari aktuaris. Sertakan dokumen kebijakan dan jelaskan tujuan laporan, misalnya untuk laporan keuangan, perubahan program, atau perencanaan dana.
6. Bahas hasilnya bersama auditor dan akuntan. Aktuaris menghitung kewajiban, sedangkan akuntan menentukan penyajian dan pengakuannya dalam laporan keuangan.

Pengurus sebaiknya tidak memilih asumsi hanya karena menghasilkan kewajiban paling kecil. Asumsi harus masuk akal, konsisten dengan data, dan dapat dijelaskan. Tingkat diskonto, kenaikan gaji, usia pensiun, tingkat keluar pegawai, serta tren biaya kesehatan perlu memiliki dasar yang jelas.

Perubahan program juga perlu dihitung sebelum diumumkan kepada pegawai. Misalnya, yayasan hendak menaikkan manfaat pensiun atau memberikan tunjangan kesehatan seumur hidup. Aktuaris dapat membuat simulasi biaya sehingga pengurus memahami konsekuensinya sebelum janji tersebut masuk ke peraturan resmi.

Universitas yang berada di bawah yayasan juga perlu menetapkan siapa yang memegang tanggung jawab. Jika pegawai dikontrak oleh yayasan, kewajiban biasanya berada pada yayasan. Jika sebagian pegawai dikontrak langsung oleh badan lain, entitas yang memiliki hubungan kerja perlu memeriksa dan mengakui kewajibannya sendiri. Struktur organisasi yang rumit tidak menghapus kewajiban; struktur itu hanya membuat pemeriksaannya perlu lebih teliti.

Aktuaria di sektor pendidikan pada akhirnya berkaitan dengan disiplin mengelola janji. Universitas dan yayasan tidak wajib memakai aktuaris untuk semua urusan, tetapi mereka perlu meminta perhitungan aktuaria ketika manfaat pegawai bergantung pada masa depan dan masa kerja. Dengan angka yang jelas, pengurus dapat menyiapkan dana, menyusun anggaran, dan membuat keputusan kepegawaian tanpa menunggu masalah muncul saat pembayaran sudah jatuh tempo.

Pertanyaan yang sering diajukan